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東風商用車集團采購管理

項目背景應用方案價值體現

      東風汽車有限公司是東風汽車公司與日本日產汽車公司于2003年6月9日設立的合資公司,公司注冊地為湖北省武漢市武漢經濟技術開發區東風大道10號,注冊資本167億元人民幣,東風汽車公司與日產汽車公司在合資公司各擁有50%的股份,是迄今為止中國汽車行業合作規模最大、人員最多、合作層次最深、領域最廣的合資項目。
       

全球經濟一體化的今天,采購管理已經發展成為一種可以為企業節省成本、增加利潤的職能中心,把握著整體供應鏈中的上游控制,是任何企業生產活動和消費活動的核心,具有十分重要的地位。隨著企業發展規模的擴大,企業管理者逐步意識物料采購成本降低帶來的利潤效果,各大企業開始采用集中采購、聯合采購等更利于降低物資采購的模式。為了解決采購管理職能及高效運作,采購管理信息化成了達成管理目標的重要輔助工具。

目前企業在采購管理中經常面臨一些管理難題,如:
      ? 采購過程管控方面
         1) 缺少采購管理系統支撐,企業采購過程難以進行精細化管理;采購管理環節信息不透明,難以監管。
         2) 采購管理業務所需的數據查詢、業務報表、圖表分析等不能快速提供,數據準確性也難以保證;采購過程中積累的數據難以為采購過程優化提供數據支撐;
         3) 供應商報價的合理性缺少必要的工具進行合理性符合;
         4) 供應市場原料價格變化難以把握,供應商的議價能力越來越強;
     ? 采購信息協同方面
         1) 與供應商信息交互多采用傳統的郵件、電話、傳真等方式,工作效率低,導致采購周期過長,導致采購成本(人力、財力成本)過高;
         2) 采購執行情況不能跟蹤和監管;
         3) 企業希望供應商能夠更好的協同工作,實現信息的共享和監控。
         4) 采購業務領域與其他相關業務領域(如財務、生產等)數據難以共享;
     ? 供應商管理方面
         1) 供貨、質量表現數據無法用于改善績效,未形成對供應商閉環管理;
         2) 缺乏對于供應商的有效監控和管理;
         3) 缺乏對供應商資質等級以及信譽和能力的相關評價。

東浦公司結合客戶業務實際及東浦自身在IT領域豐富經驗,為東風汽車有限公司提供了采購管理電子商務平臺解決方案,以信息化手段落實企業物資采購工作中的 “業務公開,過程受控,全程在案,永久追溯”原則,提升企業物資采購管理水平,強化供應商管理。

東浦采購管理電子商務平臺解決方案會對企業發揮如下重大作用,為企業創建價值:
      ? 優化企業采購供應鏈,提高采購效率,縮短采購周期;
      ? 實現采購業務精細化和透明化管理,保障公平競爭;
      ? 提高議價能力,降低采購成本。
      ? 通過建立面向企業采購全程管理的信息系統平臺(內部采購業務管理、面向供應商的采購交易管理平臺)
        1) 全面、安全地記錄企業各采購業務單位發生的采購業務結果
        2) 使采購業務流程充分受控、透明
        3) 使采購物資使用單位能夠獲得降低采購成本的最佳方式,提高產品的競爭能力
        4) 提供采購業務模式優化與改進的可能性與基礎手段
     ? 實現與公司財務等其他系統的業務、數據集成;
     ? 實現與需求、存庫、財務等其他業務部門在業務、信息方面的高效互動;
        1) 通過采購物資目錄、供應商目錄共享等形式,使需求單位人員能夠及時掌握所需采購物資與采購業務信息,從而在預算階段便能夠有效地控制采購成本;
        2) 提高采購計劃與需求計劃、庫存情況、在途情況的結合能力,從而減少不必要的采購提前期、采購批量及緊急采購情況,降低庫存成本和缺貨損失,提高庫存周轉率;
        3) 支持公司內部交易管理體系的繼續完善,協調內部交易的供貨進度與供貨價格情況;
        4) 提高內部交易的效率、靈活性和協同性
     ? 實現與供應商在業務、信息方面的高效互動
        1) 通過在互聯網上定向地對供應商及時發布、共享采購計劃、物資庫存、質量情況等信息,協調外部采購交易的供貨、配送情況,提高外部采購交易的效率、規范性和協同性,降低公司及其供應商的采購交易工作成本;
        2) 通過網上招投標管理等形式,降低公司的采購尋源工作成本與供應商的銷售工作成本;
     ? 建立動態的采購業務監管體系,使公司各級采購監管部門能夠及時全面地查詢、統計、分析、評價其管轄范圍內的采購合同/訂單執行情況、采購業務運行狀況、采購質量情況、采購成本情況,從而及時采取具體的、有針對性的管理措施 。
     ? 建立綜合的采購績效評價體系,使對采購績效的評價不僅考核采購價格,還可綜合考核質量三包、物流配送等多種因素 ;

系統主要功能介紹

東浦采購管理電子商務平臺包括尋源管理、價格管理、合同管理、供應商管理、供應商協同管理等主要功能模塊,支持同資類采購、零部件/原材料等生產性采購,以及辦公用品、勞保用品等非生產性物資采購管理;

尋源管理模塊:

包括采購需求計劃、采購方案、詢價/競標/議標、中標提案及中標結果發布等。支持詢價、競標和議標等多種供應商選擇和確認方法;
采購降成本業績管理模塊:

根據采購各個節點的實際完成情況,進行采購員業績的統計:采購績效考核-按采購時間(接單作業時間、詢價時間、呈核時間、下單時間)、采購金額考核-按采購金額(可按照采購承辦人員,篩選出一個時間段的采購總數據—包括采購金額、品名、品牌、規格、數量、單位、請購單號,采購單號,供貨商名稱)、采購節約比例考核-采購節約比率(實際購買金額與預算金額的節約率)。

合同電子目錄管理:

該模塊主要處理與供應商的框架協議的簽訂管理,并能根據合同生成系統的采購電子目錄;合同管理模塊包括合同起草、合同審批、合同履行等功能。并支持電子簽章、身份驗證等,確保整個采購過程完全網上安全交易。

訂單執行管理:

主要處理采購訂單的創建和發布管理,并監控ERP系統的入庫信息來確定訂單的執行情況。

供應商管理模塊:
      ? 支撐供應商的注冊登記和準入審核。
      ? 支撐對供應商績效進行信息收集和績效評估。
      ? 支撐對供應商的評級、獎勵和退出管理。
      ? 支撐對供應商的信息進行被動和主動維護。
      ? 對潛在供應商的信息管理和發展。

供應商協同管理模塊:
      ? 是采購業務與供應商協同工作平臺,供應通過該平臺可實與采購管理過程中的網上報價、網上投標、中標通知書查詢及網上合同簽訂。通過該平臺,供應商可實現網上詢報價過程中的網上看圖處理;
      ? 采購執行業務處理中,供應商可查收訂單并進行訂單發貨處理,并發出ASN,實現訂單及執行處理的協同工作閉環。

      目前以東浦信息技術有限公司在東風汽車商用車公司實施的《e-Scope系統》,使用的的單位已達到500多家,2000多個用戶在系統中進行日常工作。主要使用部門如下:零部件采購部、材料采購部、財務預算部、SCM部、質量部、工藝研究所、商用車制造部、事業計劃部、市場銷售部、商用車公司7個專業廠、商用車研發中心及首批460多家供應商。應用效果如下:

1)提高了采購業務工作效率:
    ①縮短竟標周期由原來14天降至3天,提高工效4.7倍;
    ②縮短合同簽訂及變更周期由原來14天降至5天,提高工效2.8倍;
    ③縮短詢價周期由原來6天降至2天,提高工效3倍;
    ④降成本業績計算周期由原來5天降至1天,提高工效5倍;
    ⑤工程更改通知由原來6天降至立即,提高工效6倍
    ⑥零部件采購集中度由原來37.37%提高至100%;
    ⑦零部件生產準備管理由原來的5%提高至100%;
    ⑧降低了采供雙方的管理費用和交易費用;
    ⑨項目實施方案性價比最優,大大節約了系統的開發、實施、運維費用。
2) 完善采購體系:
    ①實現了采購部、供應商工作流分步驟、標準化、規范化,提高了工作質量;
    ②實現了采購部、供應商工作流待辦驅動、消息提示,信息公告,提高了工作及時度;
    ③制訂了相應的電子印章管理辦法(總裁辦、法務部、采購總部);
    ④對數據源唯一化處理,減少各部門數據重復錄入;

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